¿Enviar un enlace al calendario es de mala educación? 3 consejos de cortesía para programar reuniones

Creo que Shakespeare lo dijo mejor: Enviar un enlace de calendario, o no enviarlo. O algo parecido.

Pero es una pregunta no muy distinta de la de William que los profesionales llegan a plantearse en un momento u otro. Y es que ser profesional no sólo significa programar reuniones, sino también atenerse a unas normas de cortesía en la forma de organizarlas. 

Los nuevos términos pospandémicos se han introducido incluso en nuestra mejor conciencia ofimática para describir exactamente esa norma: "cultura de reserva de citas" y "etiqueta en la programación de reuniones", por nombrar un par. 

Después de todo, enviar un enlace de calendario a alguien es un poco atrevido, ¿no? Estás diciendo "reserva una cita conmigo", pero sin decir realmente nada. Y ahí está el error: Al otro lado de ese enlace hay una persona con su propia agenda en forma de juego de Tetris, igual que tú. Según recientes comentarios del protocolo sobre la cortesía a la hora de concertar una cita, la opinión pública ha dictaminado mayoritariamente que se trata de un movimiento de poder que es mejor evitar.

Pero enviar un enlace de calendario no tiene por qué ser atrevido. O un movimiento de poder. Hablemos de 3 consejos sobre la mejor forma en 2022 (no) de enviar un enlace de calendario. 

‍

‍

Consejo de cortesía #1: Establece un tono de relación con el cliente

Mi primer consejo es establecer el tono.

Establecer el tono significa evitar o suavizar el envío de tu enlace de calendario. Empaquetar un saludo rápido con un chisme sobre ti o sobre tu día hace que esta breve conexión entre tú y el otro siga siendo muy humana.

Ser impreciso a la hora de establecer el tono no es un delito, así que mantén cualquier suavización breve y sin detalles. Además, sé sincero. No preguntes directamente cómo le va a alguien, por ejemplo, si no existe una relación previa de cliente. Los contactos también son personas, ¿recuerdas?

Querer hablar de negocios no implica entrometerse en los "asuntos" personales de nadie.Otra mejor práctica para establecer el tono es cuidar el lenguaje de las reservas. Verbos como programar, concertar o reservar una reunión o debate pueden provocar estrés. Opta por un lenguaje más ligero para preceder al enlace de tu calendario, como marcar, apuntar o reservar tiempo para una charla o conversación. Ya suena un poco mejor, ¿verdad?

‍

Consejo de cortesía para programar #2: Crea un contexto de enlace de calendario

El contexto es tu porqué y el centro de mi segundo consejo. ¿Por qué envías este enlace del calendario? ¿Qué motivo, objetivo o agenda hay entre manos?

Si haces saber al destinatario el potencial de debate que puede esperar, tendrá una idea más clara de, en primer lugar, por qué te hace un hueco en su calendario virtual y, en segundo lugar, por cuánto tiempo debe reservar esa reunión.

Me gusta pensar en contextualizar o apoyar cualquier enlace como si fuera un menú. Sí, un menú. Escúchame bien. Estás en la puerta de una cafetería y, antes de entrar y pedir, quieres saber qué ofrece esa cafetería. ¿Son excesivamente caros? ¿Están presentados de una forma que encaje contigo? ¿Y tienen una selección de productos potencialmente deliciosos a tu gusto?

Primero miras el menú del escaparate precisamente para tomar esas decisiones. Así que ofrece a tus contactos un menú figurado para que lo vean antes de marcar el enlace de tu calendario y "pedir" esa sentada para hablar. La cortesía a la hora de programar una reunión tiene que ver con la expectativa que precede a la perspectiva, y no con la perspectiva en ausencia de expectativa. ¡A nadie le gusta una emboscada! O un café plano y caro ;)

‍

Una nota final sobre el contexto es el propio enlace o URL del calendario. Recomiendo que el enlace de tu calendario sea una URL desnuda, como esta(punto)com, y no un hipervínculo como aquí – y ello en aras de la transparencia.

Con una URL desnuda, estás indicando al destinatario que eres honesto y comunicativo en tus asuntos: Dices lo que haces y haces lo que dices. Volviendo brevemente a una noción de normas profesionales y mayor conciencia laboral, se me ocurren pocas cualidades más importantes para transmitir que la honradez y la franqueza.‍

Consejo de cortesía #3: Muestra flexibilidad en el calendario

‍

Tus sesiones semanales de yoga no te ayudarán en este sentido, por desgracia. Al marcar el enlace de tu calendario, los contactos se están comprometiendo con la idea de que puedes proporcionarles algo a cambio, algo que merezca la pena su tiempo.

Con cualquier acción de reserva posterior, sé flexible y muéstrales ese mismo compromiso.Puede que tu contacto necesite posponer o incluso cancelar la reunión inicial que había reservado. Y no pasa nada. Dejar que tu contacto elija una hora disponible es, después de todo, una forma de darle el asiento del conductor y poder de decisión para que se sienta tan importante en esta reunión como tú.

Si se produce un cambio en la programación, haz un seguimiento para determinar el siguiente paso y ten siempre presente la cortesía que hemos tratado aquí en el apartado de establecimiento del tono.Cuando la reunión se materialice, la flexibilidad no se limitó a la programación.

Si tu contacto quiere hablar de asuntos que no están en tu agenda, no te cortes y dale respuestas lo mejor que sepas. Te dieron una oportunidad marcando el enlace de tu calendario; ahora te toca a ti mostrar fe en igual medida. Este equilibrio es importante en la incipiente relación con el cliente que reuniones como ésta (esperemos) fomentan.

‍

Conclusiones finales

Entonces, ¿enviar un enlace de calendario es de mala educación? O peor: ¿una maniobra de poder? Algo así, en realidad. Pero no si lo haces bien. Y ahí es donde entra en juego la cortesía. 

Para evitar las groserías involuntarias que plagan los terrenos de la programación de reuniones, recuerda estos 3 puntos de cortesía virtual al enviar un enlace de calendario:

• Establece siempre un tono de persona a persona y mantén un lenguaje ligero en tus reservas.
• Rodea el enlace de tu calendario con un contexto transparente que explique los motivos de la reserva de una reunión.
• reuniónSé flexible con los cambios de programación, como el aplazamiento o la cancelación, y recuerda con cortesía hacer un seguimiento.

Asegúrate de consultar nuestras (¡fantásticas!) opiniones sobre las aplicaciones de programación de reuniones Ourly versus Chili Piper y Ourly versus Calendly antes de irte.